
第一章 總則
第一條 為加強(qiáng)深圳市深圳北理莫斯科大學(xué)教育基金會(huì)(以下簡(jiǎn)稱“本組織”)的檔案管理工作,確保檔案管理規(guī)范性及合規(guī)性,有效地保護(hù)和利用檔案資源,充分發(fā)揮社會(huì)組織登記檔案的作用,依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)檔案法實(shí)施辦法》《社會(huì)組織登記檔案管理辦法》《廣東省檔案條例》《廣東省社會(huì)組織檔案工作指引》等有關(guān)法律法規(guī)和政策規(guī)定,結(jié)合本組織工作實(shí)際,制定本制度。
第二條 本制度所稱檔案是指組織在登記、變更、注銷以及運(yùn)營(yíng)、社會(huì)服務(wù)等活動(dòng)中形成,具有憑證和查考價(jià)值的各種形式和載體的文件材料。
第三條 本組織檔案管理工作嚴(yán)格遵循國(guó)家有關(guān)法律法規(guī),依據(jù)檔案管理有關(guān)原則規(guī)定,設(shè)立專門檔案保管區(qū)域,實(shí)行集中統(tǒng)一管理,確保檔案的完整與安全。
第二章 管理機(jī)制
第四條 本組織檔案管理工作實(shí)行理事長(zhǎng)責(zé)任制,秘書(shū)處 負(fù)責(zé)本組織的檔案管理工作,負(fù)責(zé)檔案接收、整理、歸檔、保管,提供利用、統(tǒng)計(jì)、編研、移交、銷毀、安全、借閱登記等檔案管理工作。
第五條 本組織秘書(shū)處應(yīng)逐步完善檔案制度,確保檔案安全和方便利用,采用科學(xué)手段,逐步實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化。全體員工要積極配合檔案管理人員的工作,及時(shí)、完整收集所負(fù)責(zé)工作中的檔案整理及移送工作。
第六條 檔案管理部門/崗位的主要職責(zé)是:
(一)制定檔案管理制度草案和實(shí)施辦法草案,并負(fù)責(zé)監(jiān)督、指導(dǎo)和檢查執(zhí)行情況;
(二)負(fù)責(zé)各類檔案、文件資料的接收、整理、分類、保管、利用、統(tǒng)計(jì)、鑒定和移交;
(三)負(fù)責(zé)監(jiān)督指導(dǎo)各部門/崗位日常文件整理工作,統(tǒng)籌完成文件材料的立卷、歸檔及必要的檔案管理業(yè)務(wù)培訓(xùn);
(四)做好檔案信息工作的整體信息化建設(shè);
(五)嚴(yán)格執(zhí)行保密制度,不斷完善檔案管理辦法,改善檔案保管條件;
(六)定期檢查檔案保管狀況,確保檔案的安全與完整。
第七條 檔案整理以年度為單位,每年末,各部門提出檔案整理清單,報(bào)部門負(fù)責(zé)人審批后,由各部門負(fù)責(zé)檔案整理的人員負(fù)責(zé)整理,于下一年度 1 月 30 日之前移交 秘書(shū)處/文員。
第八條 檔案工作列入組織各部門的年度工作計(jì)劃,明確檔案管理人員的崗位職責(zé),并保持檔案管理人員的相對(duì)穩(wěn)定。
第三章 管理規(guī)范
第九條 歸檔范圍:
根據(jù)組織的工作現(xiàn)狀,歸檔的文件材料包括但不僅限于:
(一)人力資源管理,包括人力資源管理制度、組織沿革、組織負(fù)責(zé)人信息、會(huì)員名冊(cè)及信息、理事會(huì)名冊(cè)、監(jiān)事(會(huì))名冊(cè)、勞動(dòng)合同、離職證明、崗位交接清單、人事任免文件、員工名冊(cè)及統(tǒng)計(jì)等資料;
(二)行政管理,包括內(nèi)部管理規(guī)章制度,工作計(jì)劃、工作總結(jié)、項(xiàng)目報(bào)告等文件資料以及大事記、年報(bào)、通訊稿、宣傳冊(cè)、年度工作報(bào)告、重要溝通記錄(如電話、郵件等)、印章使用、證書(shū)使用等信息資料;
(三)資助管理,包括各類資助管理制度、資助方信息、資助項(xiàng)目文檔、資助項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、資助統(tǒng)計(jì)分析等資料;
(四)捐贈(zèng)管理,包括捐贈(zèng)管理制度、捐贈(zèng)方信息、捐贈(zèng)項(xiàng)目評(píng)估報(bào)告、捐贈(zèng)統(tǒng)計(jì)分析等資料;
(五)合同管理,包括組織與合作單位或個(gè)人簽訂的關(guān)于捐贈(zèng)、合作、委托、承辦等事項(xiàng)的協(xié)議書(shū)、合同書(shū)等;
(六)往來(lái)文件,包括組織與外部單位形成的各種往來(lái)文書(shū),外單位重要來(lái)文,組織制發(fā)的辦字、函字、報(bào)字、復(fù)字類等文書(shū)及通知公告等;
(七)外事活動(dòng),包括外事管理制度,境外合作方信息,組織與國(guó)外團(tuán)體或個(gè)人在交流、合作、訪問(wèn)等活動(dòng)中形成的材料;
(八)研究培訓(xùn),包括研究報(bào)告、研討會(huì)論文、評(píng)估報(bào)告、培訓(xùn)材料等;
(九)宣傳活動(dòng),包括各類宣傳、大型活動(dòng)的策劃方案、總結(jié)評(píng)估報(bào)告、講話發(fā)言稿、新聞稿以及在活動(dòng)中形成或采集到的媒體報(bào)道剪輯、圖片、聲像等材料;
(十)財(cái)務(wù)管理,包括財(cái)務(wù)管理制度、會(huì)計(jì)政策、年度審計(jì)報(bào)告、財(cái)務(wù)統(tǒng)計(jì)分析、財(cái)務(wù)報(bào)表等資料;
(十一)資產(chǎn)管理,包括資產(chǎn)管理制度、資產(chǎn)清單、資產(chǎn)評(píng)估報(bào)告、資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)分析等材料;
(十二)會(huì)議管理,包括黨組織會(huì)議、理事會(huì)會(huì)議、監(jiān)事會(huì)會(huì)議、秘書(shū)長(zhǎng)辦公會(huì)議、各部門工作會(huì)議及專項(xiàng)會(huì)議材料;
(十三)其他檔案:上述未列出的其他重要材料。
第十條 檔案編號(hào)方法
本組織檔案編號(hào)采用“層級(jí)分類年度流水編號(hào)法”,檔案分為行政類、財(cái)務(wù)類、業(yè)務(wù)類等一級(jí)分類,分別用字母 “A”“F”“B” 表示;在行政類下,再細(xì)分文件收發(fā)、會(huì)議紀(jì)要等二級(jí)分類,用兩位數(shù)編號(hào)區(qū)分。流水號(hào)則按檔案形成年度的先后順序,從 001 開(kāi)始編排。
示例:一份行政類文件收發(fā)檔案,編號(hào)為 A012024008,表明這是行政類文件收發(fā)分類下2024年的第 8 份檔案。
第十一條 檔案接收
檔案接收應(yīng)在 30 日內(nèi)完成,歸檔文件資料原則上須為原件,有特殊情況保存復(fù)印件,歸檔的文件應(yīng)齊全完整。
第十二條 檔案借閱
本組織檔案原則上只能現(xiàn)場(chǎng)察看,不得外借,特殊情況必須借閱的,需經(jīng)秘書(shū)長(zhǎng)批準(zhǔn)。借閱檔案者須妥善保管,不得任意轉(zhuǎn)借、復(fù)印、損污文件,歸還時(shí)保證檔案完整無(wú)損。外借的檔案,因借閱人保管不慎丟失時(shí),借閱人需及時(shí)向 秘書(shū)處報(bào)告并負(fù)責(zé)追查。不按上述要求執(zhí)行給本組織帶來(lái)負(fù)面影響或損失的,本組織將保留進(jìn)一步追究責(zé)任的權(quán)利。
第十三條 本組織相關(guān)人員有下列行為之一,按情節(jié)輕重,予以警告、通報(bào)批評(píng)、解除勞動(dòng)合同。若構(gòu)成犯罪的,依法追究刑事責(zé)任:
(一)損毀、丟失或擅自銷毀本組織檔案;
(二)未經(jīng)批準(zhǔn),擅自向外界提供、抄摘本組織檔案;
(三)涂改、偽造檔案;
(四)未及時(shí)上報(bào)歸檔或管理不善的檔案管理者;
(五)未按手續(xù)借閱、外帶者或越級(jí)查閱者。
第十四條 除會(huì)計(jì)檔案及人事檔案外,本組織一般檔案保存期限為 15 年,期滿后可銷毀。經(jīng)確定需銷毀的檔案,由秘書(shū)處編制銷毀清冊(cè),經(jīng)本組織理事會(huì)審核批準(zhǔn)后方可銷毀。
第四章 保管和利用
第十五條 檔案保管實(shí)行紙質(zhì)文件與電子文件同步歸檔,即紙質(zhì)原文件歸檔時(shí),應(yīng)同時(shí)歸檔其對(duì)應(yīng)的電子文件(含掃描件),電子文件命名和目錄格式應(yīng)規(guī)范,以便查考和電子檢索,以對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件分類歸檔模式設(shè)置文件夾及子文件。
第十六條 檔案保管區(qū)域應(yīng)按規(guī)定具備防火、防盜、防潮、防蟲(chóng)、防塵等功能,配備必要的設(shè)備、裝具,符合安全防護(hù)要求。
第十七條 檔案管理人員編制必要的檢索工具、編輯有關(guān)檔案文件匯編和參考資料,檔案存放位置標(biāo)識(shí)清楚,便于查找。
第十八條 檔案管理人員應(yīng)經(jīng)常檢查檔案保管情況,及時(shí)修復(fù)破損、變質(zhì)檔案,電子文件以不可擦寫(xiě)的電子介質(zhì)存儲(chǔ),應(yīng)有備份,分開(kāi)保管,并注明相應(yīng)的紙質(zhì)檔案檔號(hào),定期對(duì)電子文件的技術(shù)環(huán)境和數(shù)據(jù)內(nèi)容進(jìn)行維護(hù),確保其長(zhǎng)期、有效利用。
第十九條 建立檔案借閱制度與公開(kāi)保密制度,提供便捷的信息資源檢索工具,進(jìn)行檔案信息公開(kāi)和合理封閉。社會(huì)組織保管的檔案涉及國(guó)家機(jī)密的,應(yīng)嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)保密規(guī)定的要求。
第五章 附則
第二十條 本制度經(jīng)2025年6月6日第一屆第十次理事會(huì)審議通過(guò)生效,由理事會(huì)負(fù)責(zé)解釋。
地址:深圳市龍崗區(qū)大運(yùn)新城國(guó)際大學(xué)園路1號(hào)
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